Cartographie des processus : Comment cette technique peut transformer votre entreprise

Chez Anekdotes, on aime travailler avec des outils et des moyens concrets qui nous permettent de faciliter nos prises de décisions. Dans cet article de blogue, on vous présente pourquoi il est important de cartographier vos processus et, surtout, comment faire votre cartographie des processus de manière efficace.

Qu’est-ce que la cartographie des processus ?

La cartographie des processus est un outil polyvalent extrêmement utile aux entreprises afin d’obtenir une vision d’ensemble de leurs processus en quelques instants en plus d’établir le lien qui les unit. 

• Une cartographie des processus consiste en la représentation visuelle ou graphique de tous les processus compris dans un département ou un secteur de votre organisation, comme le développement des produits ou encore la satisfaction client.
• Réaliser une cartographie des processus est une manière de modéliser vos processus de manière à voir facilement ce qui bloque ou ce qui marche bien, du tout début du processus jusqu’à la fin.
• Vous ne savez pas ce qu’est un processus? On s’explique. Un processus est un ensemble d’activités utilisant des ressources de l’entreprise afin de modifier des inputs en outputs, c’est-à-dire en résultats.
• Le processus est chronologique et organisé, il explique comment faire pour en arriver aux résultats et créer une valeur ajoutée. Les processus rassemblent plusieurs compétences, car ils correspondent à la somme des contributions amenées par l’équipe interne et élargie pour délivrer un bien au client.

Différence entre la cartographie des processus et le diagramme de processus?

Le diagramme de processus est une modélisation beaucoup plus simple que la cartographie des processus. Le diagramme se contente du séquencement des activités sans chercher à aller plus loin. Voyons ensemble ce que devrait également comporter une bonne cartographie des processus.

La Méthodologie : Comment élaborer une cartographie des processus efficace ?

La cartographie des processus représente la prochaine étape, plus avancée, vers un modèle de processus. En plus de la séquence des activités, la cartographie des processus comprend:

• Les principaux acteurs du processus: les fournisseurs, les employés, etc.
• Les normes et les règles entourant le secteur
• Les clients associés aux activités
• Les résultats attendus de chaque processus: un objectif ou un résultat final pour chaque processus
• Les ressources allouées à chaque processus (machines, humains, capital, technologies, etc.)
• Les axes d’amélioration potentiels 
• La documentation ou la recherche nécessaire à chaque processus
• Les liens entre les processus (il peut être utile de réaliser un diagramme de flux de travail préalablement)

Ainsi, une cartographie des processus donne un document plutôt complet et étayé tout en étant schématisé pour une compréhension rapide. Avant toute chose, demandez-vous: que souhaitez-vous étudier avec cette cartographie des processus détaillée? Sur quoi vous incombe-t-il de vous concentrer? Votre document nécessite lui aussi une vision globale.

Il n’existe pas de manière toute désignée de créer une cartographie des processus. Comme c’est souvent le cas avec les outils de management, il incombe à l’entrepreneur de le mettre à sa sauce! Évidemment, il existe plusieurs outils de cartographie vous permettant de réaliser votre propre carte de processus en ligne à l’aide d’un logiciel de cartographie. 

Néanmoins, le but est que la forme soit adaptée au message véhiculé ou à l’information que vous souhaitez déceler grâce à la cartographie pour qu’elle représente les structures d’activités de votre organisation.

Voici quelques étapes générales:

• Faites l’inventaire de toutes vos activités et, à partir de cette liste, établissez la liste de vos processus.
• Regroupez-les de manière logique et définissez les liens qui les unissent, c’est-à-dire les interactions entre les processus. Quelle est la valeur ajoutée?
• Analysez vos processus en profondeur! 

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Quels sont les 3 types de cartographies des processus?

Les processus cartographiés peuvent être distingués en trois grandes catégories. Évidemment, ces sections ne sont pas tout à fait étanches, mais voici les trois principaux type de processus:

Processus de réalisation:

Ce type de processus a trait à tout ce qui touche la réalisation d’un produit ou service, dès la recherche d’un besoin chez la clientèle jusqu’à sa satisfaction. Les processus de réalisation incluent les processus de: développement, conception, fabrication, livraison, test de qualité, etc. 

Processus de support:

Les processus de support, comme la maintenance, les ressources humaines ou les communications, représentent l’ensemble des processus ayant pour but de supporter les autres.

Processus de management:

Enfin, les processus de management s’en tiennent aux stratégies, aux objectifs, à la planification des actions, bref: tout ce qui permet la croissance, la pérennité et l’amélioration continue.

Les avantages de la cartographie des processus

La cartographie des processus ou encore des flux de travail est une méthode précieuse pour analyser et optimiser votre entreprise. C’est également un outil de communication puissant. Voici pourquoi vous devriez réaliser une cartographie des processus, peu importe si vos affaires roulent bien!

La mise en place d’une cartographie des processus permet de…

• Identifier vos lacunes, redondances, pertes d’efficience, etc.
• Vous inscrire dans une logique d’amélioration et de croissance continue en améliorant toujours plus la qualité de vos produits ou services en même temps que votre performance et votre compétitivité.
• Être plus efficace et éviter tout gaspillage de ressources ou de temps
• Offrir à vos employés et vous-mêmes (!) une meilleure compréhension générale du fonctionnement de votre organisation, montrer à tous leur rôle dans le grand roulement quotidien ainsi que ce qu’il advient de leur processus une fois sorti de leurs mains!
• Observer de manière objective l’organisation de vos activités 
• Mettre en évidence les écarts dans vos flux de processus qui impactent vos activités
• Responsabiliser et motiver votre équipe
• Faire prendre conscience à vos employés le rôle qu’ils jouent, de près ou de loin, dans la satisfaction client et leur fidélisation

Vos processus vont peut-être bien, mais ils pourraient sûrement aller mieux.

Peut-être que vous pensez que vos processus roulent bon train, mais en fait, vous subissez des pertes sans le savoir…

Les étapes du processus et les éléments clés

• Visualiser d’une manière très claire et rapide vos processus opérationnels
• Repérer les zones à “problèmes”, notamment les interstices ENTRE les processus, parfois imperméables sans la vue d’ensemble comme chacun a tendance à être très concentré sur son département ou ses propres tâches
• Justifier ou resserrer l’allocation des ressources pour chacune de vos activités. Où y a-t-il des pertes? Où votre argent ou vos ressources matérielles pourraient-elles aller et être mieux utilisées?
• Anticiper les changements et gérer les imprévus
• Déterminer des liens logiques entre vos processus
• Mieux comprendre votre clientèle, ses attentes et ses besoins
• Questionner vos processus mêmes: servent-ils tous? Certains peuvent-ils être fusionnés?
• Mettre en lumière les menaces, les opportunités, les incohérences, les retards, les redondances, 
• Planifier des projets, stimuler la création d’idées nouvelles, améliorer votre résolution de problèmes et vos prises de décisions

La cartographie des processus: un outil à utiliser  

Au moment où vous lisez ces lignes, vous vous dites sûrement: « c’est bon, on a compris. La cartographie des processus, c’est génial, on devrait l’intégrer, bla bla bla ». Oui! Mais comme tous les outils managériaux, l’important, c’est vraiment l’usage qu’on en fait. 

Une fois la cartographie des processus réalisée, il ne faut pas la laisser traîner sur le coin du bureau ou la ranger dans un classeur qu’on ressort de son tiroir chaque année bissextile. Il faut qu’elle soit au cœur de vos opérations quotidiennes, ne serait-ce que pour en faire le suivi et l’ajustement. La cartographie des processus met en évidence ce qui est déjà là: il est à vous d’en faire bon usage. 

Une cartographie des processus, ça ne fait peut-être pas de miracles, mais ça met certainement beaucoup plus de chances de votre côté de réussir à atteindre vos objectifs avec le moins de pertes possibles! C’est un outil de communication polyvalent pouvant être mis au profit de nombreux besoins ou secteurs afin de les améliorer. 

Avoir la vue d’ensemble de votre organisation, si ça permet de remarquer vos principales lacunes, ça permet aussi de s’assurer que tout le monde comprenne bien ses responsabilités dans la machine qu’est une entreprise. 

La mission et la vision dont on vous parle toujours? Responsabiliser ses employés? Ça en fait partie: une bonne manière pour y arriver est de montrer et de faire comprendre à ses collaborateurs leur part à jouer, pourquoi ils sont irremplaçables, ce qu’ils permettent à l’équipe de réaliser, ce qu’ils enclenchent et réalisent, etc.

En conclusion, cartographier vos processus ne vous permettra pas seulement d’avoir une meilleure compréhension de vos opérations, mais limitera aussi les dangers potentiels qui guettent les entrepreneurs: est-ce que vos équipes sauront faire face à une augmentation soudaine de vos ventes? Quel est le bon moment pour engager un nouveau membre? Trouvez toutes les réponses à vos questions en effectuant la cartographie de vos processus.

Anekdotes peut faire votre cartographie des processus

Vous pensez qu’une cartographie des processus pourrait vous aider à équilibrer et diriger vos opérations? On est là pour ça.

Notre démarche est humaine et on vous emmène vers des résultats satisfaisants en vous impliquant dans le processus dès le départ. Nos stratèges d’affaires sont calés en stratégie d’affaires, certes, mais ils sont aussi très pédagogues!

Ils sauront vous transmettre leurs connaissances dans un cheminement très dynamique et bidirectionnel afin que votre cartographie des processus soit non seulement efficace et payante, mais aussi pour que vous puissiez l’utiliser concrètement par la suite dans vos actions stratégiques.