Les 6 étapes pour créer un plan d’action concret et réalisable

Les outils de management et les instruments pour optimiser les opérations et le rendement d’une entreprise sont nombreux. Un point fort reste commun à toutes les alternatives sur le marché: il vous faut un plan d’action pour mettre en oeuvre votre stratégie.

Il est essentiel d’avoir:

• une bonne organisation
• une vision claire à long terme
• des étapes concrètes pour s’y rendre

Après l’élaboration du plan stratégique, le plan d’action est la prochaine étape cruciale de votre développement et croissance en tant qu’entreprise.

Mais qu’est-ce qu’un plan d’action?

Le plan d’action est le document de référence pour tous les collaborateurs d’une compagnie qui transforme les réflexions énoncées dans le plan stratégique en mise en œuvre concrète et opérationnelle des décisions. Il est l’intermédiaire entre l’analyse et l’action, comme son nom le suppose. Le plan d’action doit être un document simple et clair, qui servira à mettre en place les moyens pour atteindre ses buts. Ce document interne concerne tous les services, en ce qu’il définit une démarche que tous doivent pouvoir s’approprier.

Pourquoi faire un plan d’action?

Ce plan sert à orienter et encadrer la croissance de votre entreprise. Il permet, entre autres, 

• de responsabiliser les employés, de déléguer,
• d’anticiper les obstacles, de vous assurer une meilleure maîtrise du développement des affaires.

Le plan d’action maximise la redistribution des ressources aussi bien internes qu’externes et facilite ainsi la prise de décision. 

En gros, c’est très simple: 

• le plan d’action vous fait avancer plus vite vers le succès, 
• tourne les imprévus à votre avantage, 
• vous permet d’économiser 
• vous laisse l’esprit tranquille. 

Qui ne voudrait pas profiter de ces avantages? 

Le plan d’action: 

• optimise aussi bien les ressources humaines que financières 
• donne une vision globale de la compagnie qui permet de ne rien oublier
• ouvre un espace d’analyse axé sur les résultats
• clarifie les moyens utilisés et pour quelles éventualités
• permet des solutions de repli et une réflexion sur les conséquences
• constitue un point de repère constant, afin d’impliquer et de motiver l’équipe.

Voyons maintenant comment faire un plan d’action et quelles en sont les étapes?

Le plan d’action vient nécessairement après le plan stratégique. Il n’existe pas de manière unique et définie de faire un plan d’action, mais voici quelques étapes primordiales:

Étape #1 : Déterminer vos objectifs

Le plan d’action nécessite des objectifs clairs. Commencez par la forme la plus vague ou extensive: les objectifs donneront une direction et un sens au plan. Ils serviront à ne pas perdre de vue l’orientation souhaitée et le contexte final désiré. 

Étape #2 : Définissez les gestes à poser

Cette étape concerne la partie “action” du plan: déterminez les différentes actions à poser pour atteindre les objectifs. Nous suggérons un classement par priorités.

Étape #3 : Établissez les responsabilités de chacun

Les personnes impliquées sont celles qui feront du plan d’action une réussite. Cette étape permet de responsabiliser et motiver vos collègues afin d’assurer un meilleur rendement.

Étape #4 : Élaborer la mise en oeuvre

Cette étape revient sur la #2. Maintenant, détaillez les moyens qui seront nécessaires aux actions déterminées plus tôt et le budget alloué pour leur réalisation.

Étape #5 : Définissez les échéances

Déterminer des dates butoir ou la récurrence d’une action est ce qui permettra aux employés de s’assurer que le plan sera effectif. 

Étape #6 : Établissez les critères de réussite mesurables (smart)

Les critères de réussite sont nécessaires afin d’avoir un point de comparaison et pour vérifier si le plan d’action a bien abouti au résultat souhaité. Cela permet aussi de vérifier que les choses ont été faites en harmonie avec les intentions de départ.

À quoi ressemble un plan d’action?

Bien qu’il n’existe pas de règles précises pour la forme du plan, le format du tableau est certainement le plus efficace selon notre expérience. Il propose les éléments à savoir de manière concise et facilement lisible. 

La plupart du temps, on retrouve dans le tableau du plan d’action les colonnes suivantes: 

• les objectifs;
• les moyens (actions);
• qui est responsable;
• les échéances;
• les ressources nécessaires;
• les coûts;
• les résultats attendus et obtenus (SMART);
• etc.

Le but de ce plan est de vous emmener à atteindre des résultats pour votre entreprise: n’hésitez pas à expérimenter les outils de forme, de les personnaliser et de choisir votre préféré! Vous et votre équipe utiliserez le plan. Il est important qu’il vous ressemble et vous convienne. Il est privilégié d’axer sur la lisibilité et une certaine concision tout en étant précis, comme ce sera un outil quotidien à toute l’équipe.

Quels sont les paramètres d’un plan d’action?

Les paramètres du plan d’action sont axés sur les résultats. Il n’est donc pas étonnant que le premier paramètre soit votre but: il s’agit d’un énoncé général qui résume la direction désirée, la vision globale sur le long terme. Le but ne devrait pas être mesurable: il répond au changement que vous voulez effectuer de manière générale.

Après le but, les objectifs: ceux-ci sont précis, réalistes et dotés d’une échéance à respecter. Ils doivent rendre compte d’une lacune à améliorer et s’exprimer sous la forme d’un résultat clair qui pourra être mesuré ou comparé. 

Un paramètre primordial sont les stratégies d’action à mettre en œuvre pour rencontrer les objectifs. C’est ce qui fait bouger les choses dans la vraie vie et pas seulement sur papier! Les actions sont des gestes concrets à poser pour réaliser votre vision. Soyez précis: déterminez le lieu, le responsable, la date limite, etc. Une fois le plan réalisé, il n’est plus temps de réfléchir ou de se questionner: on suit notre préparation facilement, à vue d’œil. 

Comment faire un plan d’action opérationnel qui fonctionne?

L’opérabilité du plan d’action repose sur une balance précaire entre le détail, par souci de précision, et la concision, en termes de lisibilité. Même si c’est difficile à discerner, nous avons davantage tendance à trop détailler que pas assez: allez droit au but, soyez directs et tout devrait bien aller.

• La formulation des objectifs est d’une importance capitale: c’est qui donne un contour à votre plan et qui le fait tenir debout. Des objectifs mal formulés (pas assez précis, mesurables, clairs, atteignables, réalistes, etc.) donneront lieu à une mauvaise stratégie.
• L’équipe est la clé du succès pour cet outil. Pour rédiger un plan opérationnel, il faut donc s’assurer que tout le monde comprenne de quoi il est question et leur rôle à jouer dans ce vaste projet.
• La dernière clé pour créer un plan 100% opérationnel est d’identifier un responsable du suivi. C’est ce rôle qui s’assure du bon déroulement des opérations, qui prend note des retards ou des avances et qui surveille la conformité des actions. La personne responsable pourra aussi mesurer les écarts à l’aide des indicateurs.

Comment s’assure-t-on qu’un plan d’action sera appliqué?

Le suivi effectué régulièrement est une bonne manière de s’assurer que le plan d’action est appliqué et ne prend pas la poussière sur une étagère. La collecte de données et l’analyse sont de bons moyens pour comprendre les écueils ou la progression du plan d’action. Votre plan d’action n’est pas complètement coulé dans le béton: n’hésitez pas à le modifier, à expérimenter, à jouer avec cet outil qui, au final, vous sert à VOUS! Le plan d’action sera appliqué s’il concorde avec vos valeurs et vos activités quotidiennes; s’il comprend l’essence de la dynamique de votre espace de travail et de la synergie entre les départements.